KYK YURTLARINDA DİJİTAL DÖNÜŞÜM: KYK NET

Gençlik ve Spor Bakanı Akif Çağatay Kılıç, Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu’nda hizmete giren KYK NET Projesi ile tüm işlemlerin tamamen internet ortamında yapıldığına işaret ederek, “KYK’da barınan öğrencilerimizin hayatını kolaylaştıracak önemli bir hizmeti daha hayata geçirdik. KYK NET olarak adlandırdığımız ve yurtlarımızda devreye girmiş olan elektronik sistemimizle artık öğrencilerimize daha iyi ve daha hızlı hizmet veriyoruz” dedi.

Gençlik ve Spor Bakanlığı’na bağlı Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu’nda hayata geçirilen “KYK NET” Projesi ile elektronik ortamda bir değişim ve dönüşüm yaşandı. Bakan Akif Çağatay Kılıç’ın göreve geldikten sonra verdiği talimat doğrultusunda çalışmalara başlayan Bilgi İşlem Dairesi, bir yıllık çalışma sonunda eski bir teknolojiye sahip olan ve mobil desteği bulunmayan yazılımı yeniledi. Daha önce beyan esaslı başvurular ve bürokratik doğrulama sonucunda çok uzun süren sonuç açıklama gibi geri bildirimlerde yaşanan gecikmeler ortadan kaldırıldı.

KYK NET Projesi sayesinde, 2014 yılında bizzat yurda giderek kayıt yaptıran öğrenci artık e-devlet üzerinden online kayıt yaptırıyor, geri bildirimi web ve SMS yoluyla mobil telefonlar aracılığıyla alıyor. Bu sayede yurt bazında kontrolsüz bir şekilde yapılan yerleştirmeler yatak bazında yapılıyor.

2 ay süren başvuru alma süresi bir haftaya indi

Proje ile daha önce haftalar, hatta aylar süren başvuru alma ve öğrenci yerleştirme süreleri bir haftaya indirildi. Örneğin 2013 yılında başvuruların alınma süresi 63 gün, 2014 yılında ise 36 gün sürerken, projenin hayata geçirilmesiyle bu süre son iki yılda 7 güne indi.

“11 kurum tarafından taranıyor”

Daha önce manuel ve beyan esaslı olarak yapılan bürokratik doğrulamaların sonuçlandırılması 2 ay sürüyordu. Artık, web üzerinden yapılan başvuruların taraması 11 kurum tarafından yapılıyor ve öğrencinin sosyal durumu, başarı durumu ve gelir durumunu içeren veriler 15 günde sonuçlandırılıyor. Bakanlık, bu süreyi önümüzdeki dönemde 10 günün altına indirmeyi hedefliyor.

“genciz.biz” projesi

KYK yurtlarında barınan öğrencilere sunulan ücretsiz internet hizmetinin yanı sıra, gençlerin online hizmetlere ve eğitim içeriklerine erişebilmelerini sağlayan “genciz.biz” portalı da hayata geçirildi. Portal sayesinde öğrenciler, izin işlemlerinden yurtlarda yararlanabilecekleri tüm hizmetlere bu portal üzerinden kolayca ulaşıyorlar.

Parmak izi uygulaması

Daha önce kontrolü zor olan yurda giriş çıkışlar,  parmak izi uygulaması ile daha kontrollü hale getirildi. Yurtlardaki güvenlik açısından da önemli bir katkı sağlayan uygulama sayesinde yurt öğrencisi dışında yetkisiz ve izinsiz girişlere izin verilmiyor. Daha önce uygulanan kart sisteminde, kartını ikinci kişilere vererek yurda yasaklı yöntemlerle giriş yapılmasının önüne geçildi. Uygulamayla, terör, doğal afet ve benzeri durumlarda yurtta bulunan veya bulunmayan öğrencilerin bilgisine anlık olarak ulaşılabilmekte, böylece öğrencilerin yurtlarda güvenli bir şekilde barınması temin edildi.

Ayrıca yemekhanelerde kullanılan parmak izi uygulamasıyla daha önceki fiş uygulamasına son verildi. Böylece yemekhanelerde oluşan kuyruklar ortadan kaldırıldı, işletmeciye ödenen devlet katkısı Bakanlıkça kolaylıkla takip edilebilir hale geldi.

Sözkonusu sistem yurt yönetimi açısından da kolaylık getirdi. Merkezi sistem sayesinde başka bir yurda nakil veya geçici barınma durumunda tüm veriler otomatik olarak aktarıldığından kayıt zorunluluğu ve nakil işlemlerinden iş gücü ve zaman tasarrufu sağlandı.

Milyonlarca TL tasarruf edildi

Daha önce ihale yöntemiyle başka firmalara yaptırılan merkezi parmak izi yazılımının Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından geliştirilmesi ile maddi olarak da büyük tasarruf sağlandı. Bu sayede donanım, bakım destek ve yazılım gideri olarak bu yıl için yaklaşık 10 milyon TL tasarruf edilirken, bundan sonraki yıllar içinde ortalama 5 milyon TL tasarruf edilmesi öngörüldü.

“Amacımız öğrencilerimizin hayatını daha da kolaylaştırmak”

Gençlik ve Spor Bakanı Akif Çağatay Kılıç, KYK’da barınan öğrencilerimizin hayatını kolaylaştıracak önemli bir hizmeti daha hayata geçirdiklerine işaret etti. Uygulamaya konulan KYK NET Projesi ile yurtlardaki elektronik sistemin önemli ölçüde geliştirildiğine dikkat çeken Bakan Çağatay Kılıç, şu bilgileri verdi:

“KYK NET olarak adlandırdığımız ve yurtlarımızda devreye girmiş olan elektronik sistemimizle artık öğrencilerimize daha iyi ve daha hızlı hizmet verebiliyoruz, tüm işlemlerini tamamen elektronik ortamda yapabiliyoruz. Örneğin öğrencilerimiz izinli olmak için elden başvuruda bulunabiliyorlardı. Bu başvurular manuel yapılıyordu.  KYK NET sayesinde bu başvurular elektronik ortamda yapılacak. KYK NET sadece bu anlamda hizmet vermeyecek.  Yurtların içerisinde de yapılması gereken işlemler noktasında her konuda destek verecek. Öğrencilerimizi bu anlamda yönlendirecek. Bu sistem tüm yurtlarımızda artık çalışıyor.”